Suositus osoitetulostuksen tietojenkäsittelyehdoista

Graafinen Teollisuus ry on julkaissut suosituksen EU-tietosuoja-asetuksen määräykset täyttävistä, yleisistä tietojenkäsittelyehdoista, joita voidaan soveltaa painotalojen yleisimpään henkilötietojen käsittelytilanteeseen eli osoitetulostukseen. Liiton jäsenet voivat vapaasti käyttää yleisiä tietojenkäsittelyehtoja osoitetulostusta koskevana tietojenkäsittelysopimuksenaan.

Yleisiä osoitetulostuksen tietojenkäsittelyehtoja voit käyttää samaan tapaan kuin liiton julkaisemia toimitusehtojakin. 


Kun annat asiakkaallesi tarjouksen painotyöstä, johon kuuluu osoitetulostusta, kerro, että yrityksesi noudattaa Graafinen Teollisuus ry:n yleisiä osoitetulostuksen tietojenkäsittelyehtoja, ja liitä ehdot tarjouksen liitteeksi. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, syntyy kauppasopimus ja myös tietojenkäsittelyehdot astuvat voimaan. Sopimusasiakirjaa ei tarvitse erikseen allekirjoittaa.


Jos teet samalle asiakkaalle usein osoitetulostusta sisältäviä painotuotteita ja varsinkin, jos et anna niistä etukäteen tarjousta, on kätevintä solmia tietojenkäsittelyehtojen mukainen tietojenkäsittelysopimus, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat.


Voit ladata yleiset osoitetulostuksen tietojenkäsittelyehdot tästä:

Yleiset osoitetulostuksen tietojenkäsittelyehdot 1.6.2018



EU:n tietosuoja-asetusta käsittelevä jäsenopas

Liitto julkaisee vuoden 2019 alussa jäsenoppaan, jossa EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia käsitellään laajemmin.


Oppaan julkaisuajankohtaa päätettiin siirtää, sillä tietosuoja-asetuksen voimaantulon aikoihin keskenään ristiriitaisia tulkintoja asetuksen vaatimuksista liikkui paljon. Myöskään asiaan liittyvä kansallinen lainsäädäntö ei ollut valmis.


Käytäntö ja tietosuojavaltuutetun linjaukset osoittavat, mihin suuntaan tulkinnat elävät, ja vasta sitten voimme antaa suosituksia asetuksen soveltamisesta.


Mikäli yrityksesi ei käsittele muita henkilötietoja kuin nimiä ja osoitteita (osoitetulostus), ovat tietojenkäsittelyyn liittyvät riskit verrattain pieniä.


Muistathan kuitenkin, että jokainen yritys on myös rekisterinpitäjä, jolla on vähintään henkilöstö- ja asiakasrekisterit.


Muutama tärkeä osoitetulostusta koskevien tietojenkäsittelyehtojen kohta:

  • Voit käsitellä asiakkaasi toimittamia henkilötietoja ainoastaan asiakkaan puolesta ja lukuun – et mihinkään muihin tarkoituksiin.
  • Et voi käyttää osoitetulostukseen alihankkijaa ilman asiakkaan lupaa. Jos alihankkijaa käytetään, on luvun 3 tekstiin tehtävä tätä koskeva muutos.
  • Pyydä aina asiakkaalta kirjalliset ohjeet henkilötietojen käsittelemiseksi.
  • Varmistu siitä, että asiakkaat ohjeet noudattavat tietosuojasäännöksiä.
  • Varmista, että kaikki yrityksessäsi henkilötietoja käsittelevät työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta.
  • Poista kaikki henkilötiedot heti, kun käsittely on päättynyt. Pidä kaksi kertaa vuodessa (kesäkuussa ja joulukuussa) "siivouspäivä", jolloin viimeistään poistat kaikki tarpeettomiksi käyneet osoiterekisterit.
  • Ilmoita kaikista tietoturvaloukkauksista asiakkaalle HETI.